2007年7月28日 3分間ラーニング

仕事のスケジューリングの「主導権を握る」

みなさん、「仕事に追われて」いませんか?
そしてそれはなぜなのでしょう?

もちろん様々な要因はあると思いますが、大きな原因として「他人の都合に振り回される」ということがあるはずです。
自分なりにプライオリティをつけてスケジュールを立てているのに、突発的に仕事が降ってくる。それも上司から「緊急!」とか言われたりすると、やらざるを得ない。そうすると当初のスケジュールがガタガタになり、結果的に残業してなんとか終わらせる。

そして毎日がその繰り返し・・・

これでは肉体的・精神的にも良いわけがありませんし、本来じっくり取り組むべき仕事が「やっつけ」になってしまいがちです。

そこでこの「他人の都合に振り回される」ことを、できるだけ減らす(ゼロには残念ながらできませんので)ために私が提案したいのが、『仕事のスケジューリングの「主導権を握る」』ことです。

主導権を握ることができるということは、自分の都合を優先させるということになりますから、これができれば「他人の都合に振り回される」ことは少なくなります。

しかし問題なのは、「どうやったら主導権が握れるか?」です。

では、以下にそのポイントを2つご紹介しましょう。



(1)早めに「自分にアポを入れる」

手帳やOUTLOOKの今後のスケジュールが空白になっているから、振ってきた仕事を「入れざるを得ない」のです。ですから、まずは自分の予定をどんどんスケジュールに書き込んでいきましょう。

特に自分を磨くための勉強や、数ヶ月後のイベントのための調べ物など、“重要だけど急ぎではない仕事”は、どうしても後回しにしたり、空いた時間でやろうと思いがちですが、これがいけません。
こうした自分の予定を、だいたい3ヶ月先くらいまで優先的に入れてしまうのです。その際は「自分で自分にアポを入れる」感覚で考えると、予定を入れやすくなります。

こうして自分の予定を先にスケジューリングし、他人の都合である降ってくる仕事をブロックしてしまうのです。それでも断れない仕事はあるでしょうが、まずはこれを習慣化するだけで、ずいぶん「他人の都合に振り回される」ことは減らせます。


(2)納期は「先に指定する」

皆さん、「この仕事頼むね」と言われたら、「いつまでですか?」と聞いてませんか?
これがダメなのです。まずこれをやめましょう。

「いつまで?」と聞くから、相手が自分の都合を(時にはサバを読んで)言ってくるのです。「今日中でヨロシク」という風に。
もしその納期が厳しかったら「いや…それは難しいのでなんとかなりませんか?」とこちらがお願いすることになります。そうすると相手は「じゃあ明日の午前中一杯で」と譲歩し、こちらは「ありがとうございます」とお礼を言わざるを得ません。

つまり譲歩したのは相手ですから、こちらとしては『借り』を作った格好になります。相手はひょっとしたら明日いっぱいでも問題なかったかもしれないのに、です。これではいつまでたっても「他人の都合に振り回される」だけです。

ですから、頼まれ仕事の納期はこちらから指定してしまいましょう。

「この仕事頼むね」と言われたら、「じゃあ明後日までにやっておきます」という具合に、余裕を持った納期を指定するのです。相手がそれで困るのであれば、「いやそれじゃ困るな、もうちょい早く頼むよ」とお願いしてくるはずですし、そこでこちらが「しょうがないですねえ。ではなんとか明日中にはやっておきますよ」と返せば、譲歩したのはこちらですから、相手は「ありがとう!助かるよ。悪いね」となるのです。

これならこちらが『貸し』を作ったことになりますから、相手は次からは自分の勝手な都合を言いにくくなりますし、こちらから別のお願いもしやすくなるというものです。『借り』があるのは相手なのですから。

ですから逆の立場、つまりあなたが誰かに仕事を頼む場合は、「まずは自分の都合で納期を指定する」ことを忘れてはいけません。

「機先を制する」これがポイントです。

いかがでしょうか。
この2つとも、少しセコいテクニックと思われるかもしれませんが、単なる“イイヒト”ではやはり馬鹿を見てしまいます。

自分にやりたいことがあるなら、また余裕を持って仕事し、仕事以外にもしっかりと時間を確保したいのなら、まずこんなところから始めていってはいかがでしょうか。

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